Wie gehen Sie vor, wenn Sie Ihren Tag planen und überlegen, was Sie schaffen oder erledigen möchten? Vielleicht legen Sie eine Liste an, auf der Sie notieren, welchen Aufgaben Sie heute nachgehen wollen. Setzen Sie am Ende des Tages dann zufrieden einen Haken an alle Punkte auf der Liste? Wenn Ihre Antwort nein lautet, sind Sie damit nicht allein.
Der Planungsfehlschluss – was steckt dahinter?
Wir Menschen neigen dazu, uns zu viel für einen zu kurzen Zeitraum vorzunehmen. Zwar sind wir generell ganz gut darin, einzuschätzen, was die Aufgaben, die wir umsetzen wollen, von uns fordern. Was wir dabei jedoch oft außer Acht lassen, sind zufällige Besonderheiten, die auftreten können.
Diese Neigung dazu, zu wenig Zeit für die Vollendung einer Aufgabe einzuplanen, wird auch als Planungsfehlschluss bezeichnet.
Der Planungsfehlschluss – ein alltäglicher Begleiter?!
„Heute gehe ich einkaufen, dann mache ich die Wäsche und sauge das Haus. Im Anschluss hole ich meine Tochter aus dem Kindergarten ab. Ich koche uns etwas Schönes und später bleibt genug Zeit, um mit meinem Mann einen entspannten Abend auf der Couch zu verbringen“
Pläne müssen nicht immer in Form einer schriftlichen Liste festgehalten werden. Oft reicht die „Liste“ in unserem Kopf. Wir planen Dinge in unseren Tag ein und überlegen, was wir in welcher Reihenfolge erledigen wollen. Aber plötzlich kommt etwas dazwischen, das unseren Plan durcheinanderbringt. Wir versuchen, die Dinge zu erledigen, die unausweichlich sind. Andere Pläne und Vorhaben fallen in den Hintergrund, werden nur angefangen, ganz ausgelassen oder versucht auf eine spätere Tageszeit zu schieben. Und das löst Stress aus.
Am Ende des Tages ärgern wir uns oder sind enttäuscht, weil wir nicht alles geschafft haben. Vielleicht beschäftigen wir uns sogar noch länger mit unseren Aufgaben, als wir wollten und verzichten auf Freizeit. So oder so – einen entspannten Abend, wie wir ihn uns vorgestellt haben, haben wir nicht.
Dauerstress und Frustration als Folge?
Es kann passieren, dass wir durch den wiederkehrenden Planungsfehlschluss auf lange Sicht in eine Art Dauerstress geraten. Wir versuchen immer weiter, all die Dinge zu schaffen, die wir uns vornehmen, kommen jedoch nie ans Ziel.
Insbesondere für Personen, die mit depressiven Symptomen wie Antriebslosigkeit zu kämpfen haben, kann es frustrierend sein, Vorhaben nicht zu erreichen. Gefühle von Misserfolg können die depressiven Symptome dann weiter verstärken.
Was aber können wir dagegen tun?
Anderer Plan – gleiches Ergebnis?
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, sich bewusst weniger vorzunehmen?
Falls nein, probieren Sie das doch einfach einmal aus:
- Nehmen Sie sich für einen Tag gezielt weniger Aufgaben vor, als Sie meinen schaffen zu können
- Planen Sie Pufferzeiten für unerwartete Ereignisse ein – Natürlich können wir nicht alle Eventualitäten bedenken, aber wir können bewusst Platz dafür schaffen
- Planen Sie aktiv Pausen ein – So können Sie wieder Kraft tanken, um mit neuer Energie an die nächste Aufgabe zu gehen
Beobachten Sie am Ende des Tages, was Sie geschafft haben und wie es Ihnen damit geht. Sie werden es vielleicht merken – weniger Planen heißt nicht gleich weniger Schaffen. Wenn wir uns gezielt nur etwas weniger vornehmen als wir es sonst tun, dann können wir durchaus das Gleiche erreichen. Denn nur weil wir mehr planen, schaffen wir nicht unbedingt mehr, wir fühlen uns aber schlechter, sind gestresst, unruhig oder enttäuscht.
Gleiches Ergebnis – anderes Gefühl?
Und genau da liegt der Punkt. Denken Sie nun einmal an Ihr Gefühl am Abend. Stellen Sie sich vor, Sie haben sich für einen Tag zehn Aufgaben vorgenommen, am Ende des Tages aber nur fünf davon geschafft. Oder aber Sie haben sich von diesen Aufgaben nur fünf oder sechs für den heutigen Tag vorgenommen und haben fünf davon geschafft.
Auch wenn das Ergebnis das gleiche ist, werden Sie sich vermutlich in letzterer Situation besser fühlen. Sie werden mehr Zufriedenheit verspüren, stolz darauf sein, dass Sie Ihre Pläne für den Tag umsetzen konnten und entspannter zu Bett gehen. Dieses Gefühl nimmt uns nicht nur den Stress und die Unruhe, es kann uns auch dabei helfen, an die Aufgaben des nächsten Tages motivierter und mit neuer Energie heranzugehen. Denn Erfolgserlebnisse geben uns Motivation, Misserfolg demotiviert uns eher.
Woher weiß ich was realistisch ist?
Realistisches Zeitmanagement, das ist leichter gesagt als getan. Plötzlich täglich den perfekten Plan haben, das wird nicht funktionieren. Unerwartete Besonderheiten können immer eintreten. Wir haben aber ein paar hilfreiche Tipps für Sie, wie Sie realistischer planen können:
Stellen Sie sich zunächst folgende Fragen:
- Wie realistisch ist meine Planung aktuell? Nehme ich mir oft deutlich zu viel vor oder ist das eher die Ausnahme?
- Was sind meine klassischen Ablenkungen und Zeitverzögerer, die immer wieder auftreten?
- Wie erledige ich Aufgaben? Arbeite ich schnell, brauche aber längere Pausen? Arbeite ich lieber entspannter?
- Was brauche ich, um abends mit einem guten Gefühl ins Bett gehen zu können?
Wenn Sie alle diese Fragen für sich beantwortet haben, haben Sie schon einen guten ersten Schritt getan.
In einem nächsten Schritt versuchen Sie nun, Ihre Pläne daran anzupassen. Beobachten Sie, wie es Ihnen damit geht. Das Anpassen Ihrer Pläne ist ein stetiger Prozess und keine einmalige Sache. Es bedarf einiger Übung, bis Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie für Sie persönlich ein gut umsetzbarer und zufriedenstellender Zeitplan aussieht.
Wie Sie Druck rausnehmen können
Realistisches Zeitmanagement zielt nicht darauf ab, ausschließlich nach einem strikt getakteten Plan zu leben. Vor allem für Personen, die mit depressiven Symptomen wie Antriebslosigkeit zu kämpfen haben, ist es wichtig, diesen Druck bewusst rauszunehmen.
1. Sie dürfen Änderungen an Ihren Plänen vornehmen
Einmal geplant heißt nicht, dass es keine Möglichkeit mehr für Abweichungen gibt. Merken Sie am Morgen beispielsweise, dass es Ihnen nicht gut geht, dürfen Sie den am Abend zuvor erstellten Plan durchaus noch einmal umwerfen. Denn was hilft es, sich im Stress durch den Tag zu kämpfen, am Ende des Tages noch erschöpfter zu sein und eventuell trotzdem unerledigte Aufgaben übrig zu haben. Auch wenn spontan eine andere wichtige Aufgabe aufkommt, seien Sie flexibel und überdenken Sie Ihren Plan ggf. noch einmal.
2. Sie dürfen auch „Ideen“ statt „Pläne“ haben
Überlegen Sie, ob all Ihre Vorhaben wirklich feste Pläne sein müssen. Es kann Druck rauszunehmen, eine Sache, die wir machen möchten, als „Idee“ statt als „Plan“ zu formulieren. So können wir uns offenhalten, ob wir die Idee an diesem Tag umsetzen oder vielleicht erst an einem anderen Tag.
3. Sie müssen nicht immer alles planen
Lassen Sie sich auch Platz für schöne Dinge und Spontanes. Nicht jeder Tag muss von vorne bis hinten durchgeplant sein. Wenn Sie an einem Tag nicht so viele Pflichten haben, genießen Sie das, nehmen Sie sich Zeit für sich oder unternehmen Sie spontan etwas mit Freunden oder der Familie. Abschalten, sich eine Zeit ohne feste Pläne gönnen zu können, all das ist mindestens genauso wichtig wie ein gut strukturiertes Zeitmanagement.
Wenn Sie sich aktiv mit Ihren Plänen und Ihrem Zeitmanagement auseinandersetzen, sind Sie bereits auf einem guten Weg zu mehr Erfolg und Zufriedenheit. Schauen Sie gerne auch bei unserem Artikel „Die ALPEN-Methode & wie Sie sie nutzen können“ vorbei, um eine spezifische Methode für realistisches Zeitmanagement kennenzulernen.
